MAKALAH METODE PERSIDANGAN ORGANISASI

1.      PENGERTIAN SIDANG

Sidang adalah sebuah media diskusi yang melibatkan lebih dari 2 orang dengan materi pembahasan yang telah disepakati bersama.

Pengertian Tehnik Persidangan

Adalah suatu mekanisme atau cara untuk mengatur jalannya sebuah peraturan persidangan agar tercipta sebuah forum persidangan yang tertib dan teratur dengan mencapai tujuan mufakat bersama di dalam suatu organisasi. Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung

Permusyawaratan dalam MUBES/KONGRES/RAKER membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam persidangan/rapat:

1. Tempat/ruangan
2. Waktu
3. Agenda acara/pembahasan
4. Perlengkapan dan peralatan
5. Peserta
6. Tata tertib
7. Pimpinan sidang/rapat
8. Keputusan/kesimpulan sidang/rapat

Bentuk – Bentuk Persidangan

1.      Sidang Terbuka : sebuah forum persidangan yang dihadiri oleh berbagai kalangan, misal para undangan, peserta siding, panitia pelaksana(Organizing Committee (OC) dan Steering Committee(SC))

2.      Sidang Tertutup yaitu forum persidangan yang dibuka hanya untuk kalangan tetentu saja, misalnya khusus dihadiri oleh peserta sidang dan Steering Committee, Sidang Formatur.

2.      JENIS PERSIDANGAN

1)      Sidang Pleno

a)      Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan

ü      Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang

ü      Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committee

ü      Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan

b)     Sidang Komisi

ü      Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi

ü      Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno

ü      Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi

ü      Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut

ü      Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

3.      INSTRUMENT PERSIDANGAN

1.      Peserta Sidang:

Peserta sidang dalam sebuah forum persidangan dibedakan menjadi beberapa yaitu:

a.      Peserta sidang penuh adalah peserta yang ditunjuk dan khusus didelegasikan untuk mengikuti jalanya persidangan dari awal sampai akhir persidangan

b.      Peserta sidang peninjau adalah peserta sidang yang hanya ditunjuk untuk didelegasikan segbagai pengamat sebagai undangan(tamu sidang)

c.       Sterring Committee adalah pengarah acara forum persidangan yang menyiapkan draft persidangan dan bertanggungjawab secara penuh pada semua aktifitas persidangan dari awal sampai akhir

2.      Perangkat Keras

Adalah perangkat yang diperlukan sebagai kebutuhan skunder dalam melaksanakan sebuah forum persidangan yang berhubungan dengan fasilitas seperti:

a.      Ruangan, ada 3 macam model ruangan untuk melaksanakan sebuah forum persidangan yaitu ruang berbentuk U (tapal kuda), ruang berbentuk persegi panjang dan ruang berbentuk lingkaran (meja bundar).

b.      Alat alat tulis

c.       Meja kursi, palu sidang, sound system dan alat bantu lainnya.

4.      ATURAN PERSONALIA SIDANG

a.      PESERTA

Hak peserta:

ü      Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

ü      Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan

ü      Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan

ü      Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

Kewajiban peserta:

-         Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

-         Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

b.      PENINJAU

Hak Peninjau:

-         Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

Kewajiban Peninjau:

-         Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

-         Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

c.      PRESIDIUM SIDANG

-         Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah

-         Presidium berjumlah ganjil (Ketua Presidium, Presidium 2, dan Sekretaris)

-         Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta

-         Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

5.      ATURAN KETUKAN PALU

v     1 kali ketukan

a.      Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang

b.      Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara).

c.       Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.

d.      Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.

e.      Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

v     2 kali ketukan :

Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying, sholat, makan.

v     3 kali ketukan :

a.      Membuka/menutup sidang atau acara resmi.

b.      Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.

6.      SKORSING, LOBIYING, VOTTING dan MUFAKAT

Ø     Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.

Ø     Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan, jika di dalam forum tidak menemukan suatu keputusan mufakat diantara 2 orang peserta atau lebih.

Ø     Votting ialah suatu bentuk pengambilan putusan berdasarkan suara terbanyak, jika sebelumnya telah diadakan lobiying belum juga menemukan kemufakatan.

Ø     Mufakat ialah pengambilan putusan bersama berdasarkan hasil putusan forum yang disepakati secara bersama-sama.

7.      QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN MUFAKAT

a.      Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya 3/4 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (OC)

b.      Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak 3/4 dari peserta yang hadir di persidangan

c.       Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang

8.      INTERUPSI

Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.

1.      Intrupsi point of ORDER

Intrupsi yang bersifat menolak atau tidak sepakat terhadap pendapat ornag lain

2.      Intrupsi point of INFORMATION

Intrupsi yangbersifat memberi informasi atau tambahan terhadap pendapat orang lain yang masih berkaitan

3.      Intrupsi point of CLARIFICATION

Intrupsi yang bersifat mengklarifikasi atau memberi penjelasanulang (penjernihan pendapat) orang lain atau pendapat sendiri yang sudah berlalu atau masih berkaitan.

4.      Intrupsi point of JUSTIVICATION

Intrupsi yang bersifat pembelaan atau pembenaran terhadap pendapat sendiriatau menganggap pendapatnya yang benar dan masih berhubungan dengan pendapat sebelumnya

9.      TATA TERTIB

Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.

10.  SANKSI-SANKSI
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta.